Una de las principales claves para mantener un negocio a flote es usar adecuadamente sus recursos. Esto se consigue no malgastándolos porque se tienen muchos, ni ahorrándolos tanto que se pierda calidad. Cuando se logra este equilibrio, entonces se puede decir que hay una buena optimización de los recursos.
Ahora bien, para poder conseguir esto se debe entender bien qué es la optimización de recursos, es decir, cuál es la idea detrás del concepto. Después, ya se puede aplicar en la empresa paso a paso.
¿Qué es la optimización de recursos?
La optimización de recursos es la implementación de procesos y estrategias para utilizar los recursos (humanos y materiales) de modo que se pueda obtener el mejor rendimiento. Cuando esto ocurre, la empresa u organización puede alcanzar sus objetivos sacando el máximo valor y minimizando las pérdidas.
No se trata solo de ahorrar en gastos ni de sacrificar la calidad del producto o servicio, sino de hacer que cada elemento del negocio produzca lo que se espera de él. Para ello se necesita una administración que tome decisiones inteligentes basadas en datos reales y que cree toda una planificación de acciones.
Por ejemplo, cuando un empresario tramita en línea la Tarjeta American Express® para Negocios puede conseguir los recursos para hacer que su negocio despegue. Pero, debe saber que su empresa no tendrá éxito si despilfarra el dinero o si lo regula tanto que pierda eficacia en la productividad.
5 pasos para aplicar la optimización de recursos en tu empresa
Para aplicar la optimización de recursos en cualquier empresa hay 5 pasos o principios básicos que se deben seguir. Son estos:
#1 Establecer con qué recursos se cuenta
En este primer paso debes evaluar con qué activos cuentas, así como las capacidades del capital humano de tu empresa. Dentro de este análisis debes incluir la infraestructura, los materiales de trabajo, la materia prima que tienes actualmente y el presupuesto.
Esto te servirá para saber cómo se están usando los recursos en la actualidad. Además, ayudará a medir el progreso al servir como punto de referencia o comparativo cuando vuelvas a analizar el estado del rendimiento de tu empresa en cuanto al uso de los recursos.
#2 Identificar las fallas y establecer metas
Encuentra los canales o actividades donde se estén produciendo escapes de recursos, como procesos redundantes, burocracia o manufactura lenta. Luego, traza un plan con metas sencillas que permitan ir corrigiendo de forma progresiva las fallas.
Aunque existen varias metodologías para crear metas y objetivos, la más adecuada para la optimización de recursos es la S.M.A.R.T. Se trata de un acrónimo que significa que los objetivos deben ser medibles, alcanzables, específicos, importantes y limitados en el tiempo. Así evitas divagar en metas que no son útiles.
#3 Utilizar las tecnologías adecuadas
Si bien la manufactura sigue siendo necesaria en algunos sectores, la digitalización siempre permite aumentar la productividad. Por lo tanto, ve implementando herramientas de gestión y maquinaria que ayuden a agilizar los procesos. En algunos casos hasta es posible automatizarlos.
#4 Potenciar al capital humano
Esto implica promover la capacitación y el desarrollo personal de los empleados. Cuando es posible, la misma empresa debe ofrecer dichas formaciones, inculcando una ideología de productividad para beneficio propio y del negocio en general.
Además, es vital promover el trabajo en equipo y la colaboración, puesto que una de las razones principales por las que se pierden algunos recursos es por la falta de comunicación interdepartamental. Cuando los distintos equipos se ven como complementos en lugar de rivales, entonces el trabajo es fluido.
#5 Dar seguimiento al plan de optimización de recursos
Ninguna planificación es 100% infalible, por lo que regularmente debes evaluar el rendimiento para asegurarte de que se conserva la optimización de los recursos. Ten en cuenta que también hay factores externos que afectan la productividad, como la inflación económica del país o el posicionamiento de otras empresas.